Las entidades estatales buscan el cumplimiento de los fines del Estado, así como la continua y efectiva prestación de los servicios públicos. El particular, por su parte, al contratar con el Estado debe considerar que, al celebrar y ejecutar tales contratos, además de tener su propia utilidad, colabora con el Estado en la consecución de sus fines, así como con el cumplimiento de su función social. Para la consecución de los fines del Estado, las entidades estatales, así como los particulares. deben cumplir a cabalidad con los deberes y obligaciones que les impone la ley. 

• LEY 80 DE 1993.

¿Cuál es la importancia de la contratación estatal?

La contratación estatal va más allá de simples transacciones comerciales y negociales entre las Entidades Públicas y los particulares que proveen bienes y servicios, repercute directamente en la vida de la población, como quiera que dichas transacciones son ejecutadas en función del interés general y el bienestar de la comunidad. Hoy en día, la contratación estatal puede llegar a representar poco más del 10% del Producto Interno Bruto de Colombia, por lo que aquella es un verdadero dinamizador de la económica nacional, lo cual, se expresa en el desarrollo de diferentes objetos contractuales, que abarcan temas de infraestructura (en diferentes sectores), gestión de tecnologías e innovación, prestación de servicios profesionales, entre otros.

Por ello, los diferentes agentes y gestores de la contratación estatal, bien sean desde el extremo de la Administración Pública, así como, desde la orilla de los contratistas (estos últimos como colaboradores de la administración), deben comprender la finalidad del sistema de compra pública, identificando y actuando en pro del cumplimiento de los fines, metas y objetivos del Estado, en donde todos son indispensables para su materialización. Concomitante con lo expuesto en precedencia, la contratación estatal colombiana demanda expertos altamente capacitados en el campo, razón por la cual estudiar una Maestría en Contratación Estatal es de gran valor. 

Etapa precontractual

Esta etapa o fase contempla tres momentos: la planeación, la invitación a contratar y la selección del contratista.

Fase de planeación

Primera etapa del proceso en la que la entidad estatal debe hacer el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo (DUR. 1082/2015, arts. 2.2.1.1.1.3.1 y 2.2.1.1.1.6.1).

Es una manifestación del principio de economía y pretende que todo proyecto esté antecedido por los estudios de naturaleza técnica, jurídica y financiera, con el fin de establecer su viabilidad tanto técnica como económica y, por consiguiente, la conveniencia del objeto a contratar. (C.E., Sec. Tercera, Sent. 1999-00546, mayo 28/2012. M.P. Ruth Stella Correa Palacio).

Dentro de las actividades que se deben adelantar en esta fase, se encuentran, entre otras, las siguientes:

• Análisis del mercado
• Estudios y documentos previos
• Elaboración del pliego de condiciones
• Disponibilidad presupuestal

Fase de invitación a contratar

Una de las principales actividades aquí es la publicación del pliego de condiciones. Este se puede entender como "el conjunto de reglas que elabora exclusivamente la administración para disciplinar el procedimiento de selección objetiva del contratista y delimitar el alcance del contrato estatal. Se trata de un acto de contenido general, que fija los parámetros para comparar las propuestas presentadas por los oferentes y que permite regular los derechos y obligaciones que emanan de la suscripción del contrato". (C. Const., Sent.SU-713, ago.23/2006. M.P. Rodrigo Escobar Gil).".

Aparte de contener la invitación a contratar con la administración pública, el pliego de condiciones debe tener la siguiente información mínima relacionada con el contrato a celebrarse:

1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del clasificador de bienes y servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.
   
2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.
   
3. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.
   
4. Las condiciones de costo y/o calidad que la entidad estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.
   
5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.
   
6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.
   
7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.
   
8. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo entre las partes contratantes.
   
9. Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones.
   
10. La mención de si la entidad estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un acuerdo comercial.
    
11. Los términos, condiciones y minuta del contrato.
    
12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
    
13. El plazo dentro del cual la entidad estatal puede expedir adendas.
    
14. El cronograma (DUR. 1082/2015, art. 2.2.1.1.2.1.3).

Fase de selección del contratista

La otra gran actividad de la etapa precontractual es la selección del contratista, la cual se hace luego de surtido el respecto procedimiento de selección. Dicha adjudicación:

• Se hace en audiencia pública.
• Mediante resolución motivada.
• Es, generalmente, irrevocable y obliga a la entidad estatal y al adjudicatario (L. 1150/2007, art. 9).

Etapa contractual

Perfeccionamiento y forma del contrato

El contrato estatal se entiende perfeccionado cuando se logra un acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y dicho acuerdo se eleve a escrito. El contrato escrito no es necesario que se lleve a escritura pública, salvo aquellos que impliquen mutación del dominio o imposición de gravámenes y servidumbres sobre bienes inmuebles y, en general, aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad (L. 80/93, arts. 37 y 41).

No es posible probar el contrato estatal con otra prueba prevista en el ordenamiento procesal que no sea el documento escrito, por lo que omitir presentarlo en un proceso judicial conlleva a que no se puedan reconocer los efectos jurídicos que se reclaman y que derivan del contrato (C.E., Sec. Tercera, Sent.1999-00355, sep.19/2011. M.P. Ruth Stella Correa Palacio).

Ejecución del contrato

Esta fase cubre, esencialmente, el cumplimiento de la prestación a cargo del contratista, por un lado, y la contraprestación que hace la entidad estatal, por el otro.

La ejecución requiere de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto (L. 80/93, art. 41).

Respecto de la obtención de partidas presupuestales, no es requisito para el perfeccionamiento del contrato, sino de su ejecución (C.E, Sec. Tercera, Sent. 1999-01452, mayo 10/2018. M.P. Stella Conto Díaz Del Castillo).

Etapa postcontractual

Esta fase se encarga de las actividades una vez el contrato ha finalizado, bien sea por su ejecución o por alguna otra causa que impida la continuación de esta, como el advenimiento de una inhabilidad.

Aquí procede la liquidación del contrato.

La liquidación del contrato se puede entender como un corte de cuentas, en el que (en la etapa final del negocio jurídico) se hace un balance económico, jurídico y técnico de lo ejecutado. Las partes contratantes establecen o definen el estado en que queda el contrato una vez ejecutado o terminado, es decir, determinan el estado en que están dispuestas a recibir y sumir el resultado de la ejecución (C.E., Sec. Tercera, Sent.21483, jul.18/2012. M.P. Enrique Gil Botero).

La liquidación es, normalmente, un acuerdo de voluntades, por lo que es necesario que se agoten todos los recursos con miras a que el contratista participe activamente en la liquidación (liquidación bilateral). No se puede acudir al mecanismo de la liquidación unilateral en eventos en que el contratista no haya sido convocado o se haya impedido su participación, sino solo cuando de manera libre optó por no participar en la liquidación o que las partes no lleguen a acuerdo sobre el contenido de la liquidación, lo que hace imposible que haya una adopción conjunta del respectivo corte de cuentas (C.E., Sec. Tercera, Sent.2000-0041, oct.3/2012. M.P. Mauricio Fajardo Gómez, C.E., Sec. Tercera, Sent.2003-01227, oct.9/2013. M.P. Mauricio Fajardo Gómez).

En virtud del carácter bilateral, la posibilidad de que prosperen pretensiones está atada a la suscripción del acta con las respectivas observaciones o salvedades, indicando claramente el motivo de disenso. Si bien se puede formular la respectiva demanda, la ausencia de dichas salvedades haría imposible que la pretensión sea resuelta favorablemente (C.E., Sec. Tercera, Sent.1998-00740, jul.24/2013. M.P. Hernán Andrade Rincón).

La liquidación bilateral se hará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o en el término convenido entre las partes. En caso que no se haya fijado el término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. En el evento en que no se presente el contratista (de acuerdo a las anotaciones hechas anteriormente) o no se llegue a un acuerdo, procederá la liquidación unilateral por parte de la entidad estatal (L. 1150/2007, art. 11).